6 claves para administrar tu P&L
🚀 Quick Win 👉 Gestioná con buenos estados de resultados
Es interesante buscar en Linkedin la frase “P&L management”. El 90% de las personas que escriben eso entre sus tareas laborales tiene un perfil interesante.
Es que administrar un estado de resultados (P&L en inglés) es una actividad crucial de cualquier negocio.
Ahí tenés todo lo importante.
Ventas. Costos directos. Utilidad Bruta. Indirectos. Ebitda. Otras yerbas. Utilidad Neta.
Implica controlar los ingresos netos después de los gastos de un departamento o de toda una organización y exige un delicado equilibrio entre la optimización de los ingresos y el control de los gastos.
Desde ya que cualquier líder, emprendedor, director pyme lo debería hacer bien.
Pero como ejemplificamos, es normal que managers de distinta índole administren el P&L de su producto. Sobre todo en industrias de consumo masivo.
La frase ““P&L ownership” o “P&L management” siempre me llamó la atención.
Seguramente sea por la cantidad de responsabilidad que conlleva esa tarea. De lo holística que resulta. O de lo determinante que es para el resultado de la empresa.
A nivel organigrama me parece muy potente.
Para empresas de muchos productos, mercados o servicios, me parece excelente la idea de repartir responsabilidades.
Genera una autonomía y una responsabilidad inigualable. Tenés muchas miniempresas dentro de una gran organización.
Y no hace falta que seas una empresa grande para aplicarlo.
Si tenés un ecommerce de ropa con 20 personas trabajando con 3 categorías distintas, podrías poner 3 líderes por categoría donde su objetivo final, con OKR y todo sea administrar el estado de resultados de esa categoría.
No conozco muchas empresas chicas que lo hagan de esta manera. Si las grandes.
Redescubramos como este informe básico y elemental te puede ayudar a gestionar mejor toda la estructura del negocio.
Acompáñame y veamos un poco más.
Estado de resultados for dummies
El estado de resultados es uno de los tres estados financieros más importantes de una empresa, junto con el balance y el estado de flujo de caja.
Pensá en él como un "vídeo" que resume cómo se han gestionado los ingresos y los gastos a lo largo del tiempo.
Los ingresos y los costos son los elementos fundamentales de tu cuenta de resultados, y dependiendo de cuál de ellos sea mayor, terminarás con una ganancia o una pérdida.
Aunque siempre es útil calificar tus ingresos, es fundamental entender la clasificación de los gastos.
Existen dos tipos de gastos: directos e indirectos.
Los gastos directos están directamente relacionados con los productos o servicios vendidos. Solemos llamarlos costo de los servicios o costo de mercadería vendida (cmv) y suelen ser variables. Lo que significa que aumentan en proporción directa a las ventas realizadas. Si tenés una empresa de fabricación, los costos variables directos suelen incluir los costes de material y de mano de obra para la fabricación.
Cuando se deducen estos costos variables directos de los ingresos, se obtiene el beneficio bruto. Es un gran indicador de la eficiencia de sus procesos de producción y venta.
Luego están los costos indirectos, que no pueden atribuirse directamente a los productos o servicios vendidos. Pueden ser costos fijos (salarios, alquileres, seguros) o variables (publicidad, comisiones de venta).
Cuando se deducen estos gastos indirectos del beneficio bruto, se obtiene el beneficio de explotación, también conocido como EBITDA (beneficios antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones).
Ahora tenés un estado de pérdidas y ganancias básico que puedes utilizar y comparar entre diferentes períodos.
Luego hay que deducir amortizaciones, intereses e impuestos. Hasta llegar a la utilidad neta.
El estado de resultados es super básico, si aún no te queda claro te recomiendo este video.
¿Qué es la gestión del estado de resultados?
Ok si ya sabés lo básico de un P&L.
Pero qué significa, gestionarlo, administrarlo. Ser su “ownership”.
No hay mucha ciencia aca. Hay más humo que desarrollo.
Principalmente significa tomar decisiones que influyen en cada línea con el fin de maximizar los beneficios.
Se refiere al análisis de todas las líneas del estado de pérdidas y ganancias y a la adopción de medidas correctoras si es necesario, con el fin de maximizar el beneficio neto al final del periodo.
La gestión de la cuenta de resultados consiste en maximizar los ingresos (ventas) y minimizar los costos de una manera sostenible que no ponga en peligro la salud a largo plazo de la empresa para, en última instancia, maximizar los beneficios al final del año.
Algo super simple. Que en estructuras chicas no se hace. Realmente no se hace.
6 claves para ser un excelso administrador de P&L
Te comparto 6 claves para administrar bien el P&L
1) Contar con la data correcta
Un análisis hecho con data errónea es más contraproducente que no haber hecho ningún análisis.
Tenelo muy en cuenta. Porque vas a estar viendo una película que no es.
Latam + Estructuras chicas, es el lugar típico para tener datos financieros erróneos. Pasa todo el tiempo.
Para corregirlo, la clave es ser estructurado. Repetir procesos. Asignar responsabilidades.
Si lo podés apoyar sobre estructuras de software mucho mejor. Hay muchos y de todos los colores. Pero solo con un excel semi desarrollado vas a estar bien.
Si googleas plantilla estado de resultados ya vas a ver muchas opciones potables.
2) Dedicale el tiempo necesario
En general yo veo un mal manejo de estados de resultados en perfiles no financieros, por no asignarle el tiempo necesario.
Es una tarea que se ve fácil. Y se pasa por alto. Pero para hacerlo bien, hay que asignarle tiempo.
Tiempo para la recolección y armado del reporte.
Tiempo para el análisis.
Tiempo para la determinación de los nuevos caminos a seguir
3) Usá comparativos y Benchmarks
Cualquier estado sin comparativos no sirve para nada. Nunca sabés si es poco o mucho. Si está bien o si está mal.
El estado de resultados se tiene que ver en evolución. Mensual es la opción más elegida, pero puede ser semanal o anual. Tenés que poder ver cómo se comportan las diferentes líneas a lo largo del negocio.
Otra comparativa importante es el análisis vertical.
La idea detrás de este análisis es ver cuanta torta te va quedando a medida que le sacas porciones. Se usan porcentajes.
Este video lo explica muy bien.
Por último el benchmark que si o si tenés que buscar es el de tu industria. Los porcentajes de utilidad bruta, Ebitda, utilidad neta varian mucho de acuerdo a cada mercado.
Apple tiene un Ebitda de +30%. En software también se ven margenes altos.
Nada que ver con retails y venta de insumos físicos donde los margenes son menores.
Para saber si estás por el camino correcto te recomiendo compararte con los parametros de tu industria.
Aclaración. Los datos publicados en general son de empresas muy grandes, con procesos super eficientes. Tené eso en cuenta.
Esta web está buenísima para ver esos datos.
4) El precio es la clave para aumentar la primera línea
La primera línea habla de ventas. La más importante. Cuánta plata hicimos.
Cuando se administra un estado de resultados, fijarse en la parte de ventas es “más positivo” que hacerla sobre los costos. Más positiva en el sentido de no ajustar, de tratar de optimizar creciendo.
Para eso nos rompemos la cabeza buscando nuevas estrategias de marketing, canales de distribución, influencers, promociones etc.
Ahora lo que siempre funciona para esto es modificar el precio. Simple. Sobre todo en regiones inflacionarias.
Para esto hay que ponerle inteligencia y generar nuevos planes, add ons, o diferentes formas de comprar. Pero la variable número 1 siempre es el precio.
Ojo. Hay que manejarlo con cautela y sobre todo con responsabilidad moral. Realmente nosotros le prestamos mucha atención a esto.
5) Control de costos grandes.
Para reducir costos lo mejor siempre es el Pareto.
Aplicar la regla del 80/20 y centrarse en los principales proveedores que están bajo su responsabilidad es siempre lo más efectivo.
El error acá es hacer microgestión de costos y dar vuelta todo, cambiar todos los procesos, proveedores, materias primas, porque se tocan muchas cuentas a la vez.
Con la crisis del Covid, se vió mucho esto.
6) Optimizar costos fijos en variables
Los gastos fijos ayudan a escalar la empresa, pero no ofrecen mucha flexibilidad en épocas de crisis.
Los gastos variables probablemente no sean tan efectivos cuando se escala, pero aportan mucha más flexibilidad.
Es una buena idea ver cómo se puede convertir más costos en costos variables en tiempos de crisis.
No estoy proponiendo que eches a todo tu equipo y contrates a grandes consultores en su lugar. Aun así, mira cómo puedes aumentar tu flexibilidad vendiendo algunos de tus activos y alquilándolos de nuevo como ejemplo.
El principio también se aplica a tu CMV si fabricas productos. Podés buscar cómo convertir más de tus costos de producción en costes variables.
Esto fue todo por hoy. Te dejo algunos links de Quora que responden también al tema de hoy. Aca, aca y aca´