Como armo mi agenda personal para ser más productivo

🚀 Quick Win 👉 La técnica del TimeBlocking

Hola soy FacuBasilico, CEO en KeepSmiling

Este es mi newsletter semanal, un lugar donde comparto experiencias y aprendizajes de como liderar una empresa que crece en Latam.


Gmail, Slack, WhatsApp, llamadas, ¿Tenés un segundo? ¿Podemos conversar algo?.... Las interrupciones en el trabajo son constantes y si uno no se organiza bien, puede haber pasado todo el día sin conseguir cosas importantes… 

Elegir a qué le dedico mi tiempo es una de mis obsesiones principales. Desde hace unos años uso una técnica llamada “Time Blocking” que me permitió:

  1. Dominar el control de mi tiempo laboral

  2. Dejar de reaccionar a demandas externas improductivas 

  3. Sentir gratificación ante el cumplimento de cada tarea

  4. Tener tiempo de calidad para los demás 

En este post te cuento de que se trata. 


El tiempo es oro

Tiempo y Dinero. Son los dos únicos recursos con los que cuenta una empresa para funcionar. No hay más. Solo eso. 

Por el lado del dinero existen un sin fin de herramientas para controlarlo: Presupuestos, cashflows, contadores, auditorías de todo tipo etc. Lo primero que hace un emprendedor al iniciar un proyecto es saber cuanto le va a costar y cuanto ganaría. 

¿Pero el tiempo, donde queda el análisis del tiempo?

Sin dudas, no en los primeros planos. Es algo que siempre me llamó la atención. El ser humano es extremadamente poco prudente en sus decisiones de como “gastar” su tiempo. 

En mi caso nunca le dí mucha importancia, hasta que te topas con ejemplos que te vuelan la cabeza. Como una persona puede dirigir dos de las empresas mas grandes del mundo (AKA El gran Elon con Tesla, SpaceX, etc) y otra persona demore 1 mes para terminar el diseño de una landingpage

Ok. Bajo un poco. Elon Musk hay uno solo, entiendo. 

Mi aspiración no es tan ambiciosa, aunque si me gustaría que KeepSmiling domine Latam, poder tener tiempo de calidad con mi primer hijita, jugar al ajedrez, escribir este blog, hacer deporte, tomar clases en  Baikal y  salir con amigos y familiares. 

Cuando uno se da cuenta que mayormente contamos con tiempo, eficientizarlo y decidir qué hacer con el, resulta de lo más importante.  

¿Cómo se si mi tiempo esta bien invertido? 

La pregunta del millón. ¿Estoy invirtiendo bien mi tiempo? ¿Tengo que delegar más? ¿Debería yo preocuparme por hacer X proyecto u otra persona lo puede hacer mejor? 

Depende de tus objetivos.

Para tener una agenda eficiente resulta indispensable saber que querés hacer con tu tiempo. Para saber que querés hacer con tu tiempo, tenés que tener objetivos. Fácil decirlo, difícil implementarlo. 

Para saber si estoy invirtiendo bien mi tiempo, hago este ejercicio: 

  1. Enumero la cantidad de tareas, reuniones y seguimientos que debería realizar, más las cosas que me gustaría hacer

  2. Reviso exhaustivamente los objetivos que dependen de mi

  3. Analizo que cantidad de tiempo le debería asignar a cada objetivo

  4. Relaciono tareas con objetivos

  5. Armo mi agenda semanal

Muy pocas tareas que realizo semanalmente están por fuera de mis objetivos trimestrales. 

Para determinar objetivos, tanto personales como los de la compañía utilizo el método OKR, que cubrí en mi primer post. 

El error más común de la perdida de tiempo reside en no tener un norte al cual llegar.  

Time Blocking

El time blocking es una técnica para optimizar el calendario creando bloques de tiempo para cada día. Cada bloque tiene un tiempo terminado y generalmente un objetivo 

  • Es proactivo. Dejás de reaccionar ante elementos externos (emails, llamadas, etc)

  • Es extremadamente útil para priorizar que hacer

  • Genera accountabilty en la terminación de las tareas

  • Permite dedicarle tiempo a las cosas que llevan mucha concentración

Cuantas veces te paso que trabajaste un montón de horas, pero sentiste que no lograste nada. A mi muchas. Lo que tiene de bueno el TimeBlocking es que te da una gratificación diaria del deber cumplido. Es lindo sentir que el día fue productivo, que pude “hacer la rueda girar”.

Además es una excelente herramienta de comunicación. Al igual que los OKR, si compartís (con google calendar es muy fácil) tu calendario todo el mundo puede saber en que estás trabajando.

El Calendar - Mi mejor aliado

*Este es el ejemplo de una semana normal mía. No es tan “lindo” como la foto de portada. Nunca me resulto usar tantos colores.

El Google Calendar es mi guía. Mi pagina por defecto desde hace mucho tiempo. Debe ser la herramienta digital que más uso. En un vistazo tenés a mano todas tus tareas diarios/semanales. 

Yo uso Google Calendar, pero hay otras herramientas online e incluso se puede llevar tranquilamente en una agenda tradicional.

Esta imagen es estática, pero mi calendario es bastante flexible. Hay muchas tareas/reuniones fijas, pero en verdad varía semana a semana.

Dividir el día en Cantidad de Energía

Hace un tiempo tengo claro que mis mañanas es el momento que mayor concentración puedo alcanzar. Con un buenas docis de cafeína, tengo una energía que no me para nadie =) 

El horario después del almuerzo sin dudas es el momento en que mi rendimiento cae considerablemente, para luego de las 4 de la tarde adquirir un rendimiento aceptable.  

La energía humana varía todo el tiempo, y seguramente te habrá pasado que conseguiste lo mismo en una hora que en todo un día de trabajo. 

Es muy importante el autodiagnostico y tener esto claro para poder colocarte las tareas que mayor demanda te generan en los momentos que mayor claridad mental puedas tener. 

En mi caso, yo por las mañanas trato de trabajar solo en proyectos que requieran mi máxima concentración y en las tardes me agendo reuniones de seguimiento que se que no necesitan tanto esfuerzo.

Dividir los días por temática 

Lograr asignar una o dos temáticas por día resulta muy poderoso para mantener el foco. Sobre todo para trabajos diversos. Poder quedarte en la misma pagina todo el día y no tener que cambiar el chip de una hora a la otra, mejora muchísimo mi productividad 

Yo por ejemplo los Lunes y Miercoles hago seguimiento de nuestras operaciones en mercados nuevos. Los martes me junto con jefes de la oficina de Buenos Aires, el Jueves es el día más financiero y los viernes a áreas más de soporte. 

Cosas que No me funcionaron

Asignar horas al ocio

De 11:45 a 12:00 reviso Twitter. Hermoso decirlo, imposible aplicarlo. Salvo que sea una clase de Yoga que tenés fijo los miércoles a las 8, asignar horas al micro-ocio, no se puede. O yo no pude. 

Un Tip practico para esto es alargar el tiempo asignado a las reuniones. Suelo marcar en la agenda que la reunión va a durar 90 minutos cuando se que en 75 minutos generalmente termina. Me dejo ese changüí para hacer lo que quiera. 

Mantener la flexibilidad 

Nunca cumplo la agenda al 100%. Esa es la realidad, y la acepto.

Es importante saber esto, porque mantener la flexibilidad en el día a día te da adaptabilidad. Siempre hay imprevistos de urgencia, una llamada con un cliente, una entrevista laboral que no se puede pactar en otro horario, una informe burocrática que tiene que salir si o si. 

Asique si lo intentas, no te sientas mal por si “te desvías del camino” porque sucede generalmente. La agenda es una guía. 

El tiempo de tus colaboradores

Un ejercicio que suelo hacer es revisar en conjunto con mis reportes directos, sus agendas. Para que chequeemos a qué le están dedicando su tiempo. No lo hago siempre, porque valoro mucho trabajar por resultados y que todos tengan autonomía en los procesos, pero si una vez por trimestre es importante porque realmente ayuda a alinear el foco de la compañia en general. 

Links de interés

Para ahondar sobre el tema: 

Martina Rua hizo un muy buen podcast sobre administración de tiempo

Dan Silvestre habla muy bien de estos temas 

Y DeepWork creo que es de los mejores libros que de la tematica, que en algún otro post haré un review. 

Gracias por leer EscalandoLatam

Si te gustó esta edición, no te olvides de dar al ❤️ y de compartirla por email o redes sociales con otras personas a las que les pueda gustar.